Unitec fornisce un particolare servizio, consistente nel supportare gli approvvigionamenti per i cantieri all'estero,
preoccupandosi di acquistare tutti i materiali di consumo necessari.
In questo modo il problema della liquidità di cui il
cantiere necessita viene risolto, poiché Unitec si occupa di effettuare tutti gli acquisti e di anticipare quindi i pagamenti
per conto del cantiere. Ricerca tutti i componenti desiderati, scegliendo la fonte di approvvigionamento maggiormente conveniente,
sia per i tempi di consegna che per i prezzi.
In particolare, seleziona, se possibile, i fornitori dotati di magazzino
nell'area del cantiere, in modo da permettere una celere risposta nella disponibilità dei beni.
Unitec organizza anche le
consegne, di modo che i materiali di cui il cantiere ha bisogno siano pronti nel momento adatto, ed arrivino con una sola
spedizione.
Si ottiene così anche l'eliminazione della contabilità amministrativa di cantiere, in quanto Unitec condensa
tutte le operazioni in una sola fattura alla fine di ogni mese, dopo aver provveduto ai diversi pagamenti con scadenze e
termini differenti.
La fattura mensile viene inviata direttamente alla sede centrale amministrativa del cliente, secondo i termini di pagamento
concordati, consentendo così un agevole recupero dell'IVA.
Unitec elabora poi un documento periodico contenente i dati consuntivi dei costi del materiale acquistato dal cliente per
impianto e per cantiere, con rappresentazione grafica e tabellare dei dati. Il servizio si estende anche all'attività di
riutilizzo dei materiali rimanenti nel momento della chiusura del cantiere, permettendo il recupero di tali costi.
Conseguenza benefica di tale servizio è il controllo dei costi sostenuti dal cantiere da parte di un ente esterno, il quale
documenta ed organizza tutte le spese relative ai lavori svolti e ne invia certificazione all'ente acquisti.
3.3.6 Ulteriori servizi
Unitec offre una serie di servizi ulteriori, alcuni dei quali strettamente legati all'attività di base dell'azienda, altri
maggiormente innovativi ed in fase di implementazione.
Tali servizi sono:
- Coordinamento manutenzioni specialistiche
Il servizio di Unitec, consistente nel fornire parti di ricambio per impianti e macchinari di produzione, si scontrava talvolta con la difficoltà da parte delle aziende di installare i prodotti ordinati, in quanto carenti di know how necessario allo scopo. Si è quindi presentato il bisogno di allargare il servizio offerto, pensando ad un'assistenza post-vendita ai clienti. Per questo, è oggi possibile reclutare i tecnici necessari ad installare il particolare acquistato nelle situazioni di manutenzione specialistica.
I tecnici a disposizione sono stati suddivisi in gruppi di specializzazione, quali elettrico, meccanico e pneumatico, secondo le proprie competenze. Vengono poi ulteriormente suddivisi in base alla tipologia di macchinario che necessita di manutenzione, in quanto esistono notevoli differenze a seconda della tecnologia utilizzata ed alla ditta produttrice. Serve quindi profonda conoscenza per ogni strumento sul quale si vada ad intervenire.
Per un'azienda sarebbe eccessivamente dispendioso mantenere al proprio interno, costantemente, personale altamente specializzato in questi settori. In questo sistema, invece, può usufruire di tali competenze solo nel caso di interventi preventivi, programmati od urgenti.
- Coordinamento degli approvvigionamenti come supporto ai subfornitori esterni
Questo servizio è una parte della Chain Management. Consiste essenzialmente nel prestare aiuto ai subfornitori dei propri clienti, trovando per loro i materiali di cui necessitano, avendo già precedente conoscenza degli stessi. Un esempio di questo servizio potrebbe essere il caso in cui una grande azienda ottenga una commessa da una ditta tedesca. L'indotto di questa prima azienda dovrebbe lavorare secondo il capitolato della committente, utilizzando quindi materiali da questa prescritti. Non è semplice però per queste aziende, anche di piccole dimensioni e con poca esperienza dei mercati internazionali, procurarsi tali materiali. Interviene quindi Unitec, fornendo loro i materiali adatti allo scopo.
- Analisi ottimizzazione della gestione del magazzino ricambi
Il magazzino ricambi può rappresentare per molte aziende fonte di enormi sprechi, derivanti da una incorretta gestione dello stesso. In ogni magazzino sono presenti circa 10 - 20 mila items differenti, ognuno con un proprio codice e con un proprio livello di riordino. Nel momento in cui il livello di scorte di un particolare scende sotto un certo livello, si procede in automatico al nuovo riordino, senza verificare se effettivamente non siano presenti altri prodotti identici. Tutto ciò deriva da una errata codificazione dei particolari presenti in magazzino. Per esemplificare il concetto, si pone il caso in cui in un'azienda di produzione vengano utilizzate le stesse lampadine, della stessa marca e dello stesso tipo, in ambiti differenti. Si avranno quindi la codificazione per la lampadina utilizzata nei normali lampadari industriali, la codificazione per la stessa lampadina, montata su un nuovo impianto appena acquistato, nonché l'ultima codificazione per l'identica lampadina, stavolta montata su di un vecchio impianto. Questi errori sono giustificati dal fatto che in seguito all'acquisto di un nuovo impianto, in caso di bisogno di parti di ricambio per lo stesso ci si rivolge al fornitore dell'impianto, anziché al produttore delle stesse. È difficile infatti poter conoscere direttamente il costruttore delle parti di ricambio, almeno finché non si procede ad un primo acquisto delle stesse. Unitec in queste situazioni interviene con un sopralluogo nel magazzino, e con un'analisi dell'anagrafica dello stesso. Procede poi ad una ridecodificazione dei particolari presenti, unificando le posizioni identiche, ma gestite diversamente, ed attribuendo loro il vero codice commerciale. Si ottiene così una rinormalizzazione delle scorte ed una ottimizzazione della gestione delle stesse. Nell'esempio prima indicato, si nota come dalla gestione di tre differenti codici, e quindi dai relativi costi, si può agevolmente passare ad un codice unico, ottenendo notevoli risparmi e maggiore efficienza.
- Buyer aggregation
Spesso le necessità di molte aziende, anche appartenenti a settori produttivi differenti, sono identiche o comunque simili. Con buyer aggregation si intende quindi l'aggregazione delle necessità similari di un gruppo di aziende, le quali concordano di procedere in maniera organizzata per questo tipo di approvvigionamenti.
Un esempio potrebbe essere quello dell'acquisto della carta per le stampanti, fax e fotocopiatrici di alcune imprese del settore automotive e del settore delle acciaierie. Tutte le aziende di questo tipo fanno uso di carta per i suddetti scopi. Si organizzano quindi tra di loro, calcolando i bisogni di ognuna e procedendo in maniera aggregata all'acquisto di tutta la carta necessaria, rivolgendosi magari a differenti cartiere allo scopo di ottenere i migliori prezzi possibili.
Questo tipo di accordo, oltre a potersi effettuare tra imprese appartenenti a settori produttivi differenti, può valere anche per acquisti di servizi di cui usufruiscono tutte le appartenenti al gruppo.
- Gestione riparazioni
Solitamente le aziende di produzione annoverano nel loro patrimonio aziendale beni quali impianti di produzione, macchinari, attrezzi o gruppi che necessitano talvolta di riparazioni. Le soluzioni normalmente prese in considerazione in questi casi sono la gestione delle riparazioni in casa, o in alternativa in un'officina di riparazioni, oppure il contatto del rappresentante della ditta costruttrice più vicino per poter ottenere supporto negli interventi.
Queste soluzioni presentano però alcuni svantaggi. Nel primo caso infatti, pur ottenendo risparmi sui costi dell'intervento, non si è sicuri dell'efficacia dello stesso, in quanto non vi è lo stesso livello di know how e competenze specifiche, possedute invece dal costruttore del prodotto. Il secondo caso presenta l'inconveniente di lunghi tempi di attesa, in quanto il materiale raggiunge il magazzino per le riparazioni del produttore solamente dopo lunghi passaggi, partendo dall'utente finale e attraversando le filiali addette ai servizi post vendita.
Unitec può gestire le attività di riparazione per conto dei clienti, prendendo i materiali in consegna e spedendoli direttamente al costruttore degli stessi.
I vantaggi sono in particolare due. Il primo è la maggiore garanzia dell'intervento, in quanto effettuato direttamente dal costruttore degli attrezzi. Il secondo è l'accorciamento dei tempi di restituzione dei materiali, i quali vengono inviati direttamente al costruttore, senza passaggi intermedi. Lo stesso avviene a riparazione avvenuta, diminuendo così i tempi di attesa per materiali a volte molto urgenti.
- Gestione emergenze
Questa è di certo una delle attività maggiormente apprezzate dai clienti di Unitec, in quanto viene ad esistere nel momento in cui un macchinario o un impianto abbiano improvvisamente dei problemi e portino all'arresto della produzione, con conseguenti ingentissimi danni. In questi casi, la velocità nella consegna del pezzo di ricambio voluto è essenziale, in quanto più lungo è l'arresto del macchinario, maggiori sono i danni che l'azienda subisce. L'intervento di Unitec, grazie alla collaborazione con importanti società di logistica quali UPS, DHL e TNT, permette al cliente di ottenere la parte voluta nel giro anche di sole 24 ore, con la possibilità, per i casi più urgenti, di organizzare anche speciali trasporti dedicati con mezzi propri.
Oltre ai tempi, vengono ridotti anche i costi di trasporto, in quanto la merce non si ferma presso il magazzino Unitec, ma viene direttamente portata lì dove è richiesta, comportando quindi un solo trasferimento della stessa.
- Magazzino virtuale (materiali ausiliari).
Le potenzialità messe a disposizione da Internet, in particolare grazie all'applicazione Netsourcing, hanno portato all'idea del Magazzino Virtuale, ossia all'esternalizzazione delle scorte di un'azienda ed alla condivisione delle stesse tra imprese facenti parte dello stesso gruppo industriale, in particolare dello stesso distretto. Ogni utente trasmette al gestore del magazzino virtuale le informazioni relative al proprio livello, al tipo ed ai i tempi di approvvigionamento delle proprie scorte, di modo che ogni appartenente al sistema conosca la disponibilità del momento. Ogni utente può quindi razionalizzare le proprie scorte, potendo contare anche su quelle degli altri consociati, riducendole ad un livello più basso ed investendo le proprie risorse in maniera più fruttuosa. Inoltre, gli acquisti vengono consolidati, permettendo di ottenere prezzi minori nel momento del riapprovvigionamento. L'ingegnerizzazione del magazzino virtuale è basata sul principio dell'"esclusione della contemporaneità", consistente nell'esclusione statistica della probabilità che un componente vada in avaria in due aree differenti nello stesso momento. Utilizzando questo strumento, l'intero territorio coinvolto ne trae beneficio, ed il sistema logistico migliora nettamente. Gli eccessi di scorte, quindi di immobilizzazione finanziaria, vengono normalizzati, le obsolescenze riciclate, la rotazione di magazzino aumentata e la disponibilità moltiplicata.
- Netsourcing (e-procurement)
Netsourcing è, come citato in precedenza, uno strumento particolarmente adatto per l´e-procurement28, ovvero il processo di acquisto su Internet senza l'utilizzo di carta. Le soluzioni di e-procurement portano ad un notevole snellimento del processo di approvvigionamento, e permettono, nelle grandi aziende, di ottenere una diminuzione dei costi dell'8-12%, in media, sul totale degli acquisti. I principali vantaggi derivanti dall'utilizzo dell'e-procurement sono, oltre alla riduzione dei costi, l'abbreviamento del time to market29, la riduzione e gestione strategica dei fornitori chiave e l'aumento dell'efficacia dei processi.
- Supporto approvvigionamenti per laboratori
Questo servizio é rivolto in particolare ai laboratori chimici presenti in moltissime aziende di produzione e di servizi, e si presenta come fornitura integrata per gli acquisti delle stesse. Qualsiasi tipo di laboratorio, anche meccanico per esempio, può usufruire di questo servizio. I laboratori sono caratterizzati dal fatto di avere micronecessità di materiali (chimici, meccanici, ecc), ma in numero consistente. Poter stilare una lista di tutti i loro bisogni, ed effettuare un solo acquisto aggregato di tutti i materiali desiderati, risulta per gli stessi una notevole facilitazione ed un risparmio di tempo e di costi per l'approvvigionamento. Unitec si preoccupa di cercare tutti i differenti prodotti richiesti e di effettuare una sola consegna del tutto, con un unico processo di acquisto relativo.
- Supply chain management in outsourcing (materiali ausiliari/ di produzione/ di consumo)
La supply chain è una rete globale, o network logistico, che permette di ottimizzare le consegne dai fornitori di materie prime ai consumatori finali, attraverso flussi di informazioni, di prodotti e di risorse monetarie.
Il Supply Chain Management è l'insieme di approcci utilizzati per integrare in modo efficiente tutti i partner che possiamo considerare come organizzazioni esterne all'azienda, ma che giocano un ruolo vitale per i business della stessa. Questi partner sono ad esempio i fornitori, i sub-fornitori, i centri di distribuzione, i venditori all'ingrosso ed al dettaglio. L'obiettivo del SCM è di ottimizzare i flussi logistici, in modo che la merce sia prodotta e distribuita nella quantità giusta, nei luoghi e momenti giusti, minimizzando i costi dell'intero sistema e garantendo le esigenze di livello del servizio. Lo scopo del processo di pianificazione e controllo, a partire dallo stoccaggio delle materie prime, dei semilavorati e dei prodotti finiti, e delle informazioni relative, dal punto di origine al punto di consumo, è la soddisfazione delle esigenze dei clienti.
Il Supply Chain Management è caratterizzato, oltre che dall'integrazione di tutte le attività logistiche dell'azienda, dall'allargamento dei confini aziendali fino all'integrazione di fornitori e clienti, e dall'implementazione con gli stessi di collaborazioni strategiche ed operative. Lo scopo di queste collaborazioni è di raggiungere il minor costo complessivo del cosiddetto sistema dell'extended enterprise30, o impresa estesa.
- Riduzione virtuale parco fornitori
La funzione acquisti di una media-grande impresa di produzione deve occuparsi degli acquisti di materiale di secondaria importanza, oltre che di quelli necessari al core business. Questo porta alla gestione di centinaia di fornitori diversi, con i relativi ingenti costi che ne derivano. Delegando parte del lavoro, relativo ai fornitori di categoria B+C, ossia dei materiali MRO31, ad un solo gestore, si
creano economie che portano all'efficienza della funzione acquisti. Quest'ultima si occuperà solo più dei fornitori di maggiore importanza, potendo dedicarsi anche a studi strategici per gli approvvigionamenti "core".
Nel caso in cui i clienti desiderino mantenere le relazioni con i fornitori storici di piccole dimensioni, Unitec si propone di prenderli in gestione per loro conto, senza arrecare danno a rapporti ormai consolidati.
Tale servizio avvantaggia le aziende soprattutto nel lungo periodo, permettendo una riduzione del numero di fornitori gestiti. La fluttuazione annuale dei fornitori è consistente; si calcola che ogni azienda, annualmente, riscontri circa un 10-15% di fornitori nuovi, a discapito di un'altrettanta percentuale di aziende con cui non si hanno più rapporti. Unitec, prendendo in gestione tutti i fornitori dei materiali non strategici, praticamente elimina questa fluttuazione nel parco fornitori del cliente, cancellando le aziende con cui non si hanno più contatti e gestendo i fornitori nuovi. Per tutti i materiali MRO, l'azienda cliente avrà contatti solo più con Unitec, ritrovandosi dopo alcuni anni con un parco fornitori consolidato.
- Analisi approvvigionamenti ricambi prima dotazione
I clienti decidono talvolta di incaricare Unitec di cercare ricambi di prima dotazione per i propri impianti senza rivolgersi direttamente al fornitore presso cui li aveva acquistati. Unitec si incarica di trovare il prodotto stesso, oppure un prodotto alternativo, attraverso l'analisi dei codici del costruttore, delle schede tecniche o foto del prodotto disponibili. Si cerca quindi di risalire direttamente al produttore originario del pezzo di ricambio, senza dover passare attraverso il costruttore del macchinario finale, ed evitando così il ricarico che lo stesso applica.
- Ricerca di prodotti compatibili/alternativi
Lavorando spesso con parti di ricambio, capita che un prodotto sia divenuto obsoleto, che non venga più prodotto, oppure non se ne trovino in commercio. In queste situazioni, Unitec ricerca prodotti identici, simili o comunque compatibili a quelli precedentemente utilizzati dal cliente. Talvolta è lo stesso cliente che decide di provare un prodotto alternativo, per misurarne le prestazioni e l'efficacia, ed incarica quindi Unitec di trovare un elemento validamente sostitutivo.
- Consolidamento amministrativo (riduzione nella quantità di fatture, verifiche e pagamenti)
I costi di gestione degli approvvigionamenti sono ingenti. Utilizzare il servizio di fornitura integrata offerto da Unitec permette di consolidare le fatture, le bolle, le verifiche dei materiali in accettazione e dei relativi pagamenti. Esiste infatti la possibilità di inviare una sola richiesta con molteplici prodotti di differenti fornitori, ricevendo una consegna globale e dovendo svolgere le relative attività una sola volta.
- Acquisti internazionali
Inteso come ricerca internazionale di mercato, si intende l'attività costantemente svolta da Unitec, consistente nel ricercare, a livello mondiale, le fonti di approvvigionamento più convenienti. L'uso di mezzi informatici, insieme al naturale e costante utilizzo di lingue straniere, rende la ricerca più agevole ed efficace per Unitec, la quale evidenzierà ai propri clienti i risultati ottenuti più soddisfacenti.
La ricerca si estende anche, su commissione dei propri clienti, a prodotti non più disponibili presso le solite fonti, oppure a materiali di costruttori non più esistenti. Unitec individua quindi nuove fonti di approvvigionamento sia a questo scopo, sia per riuscire ad ottenere prezzi migliori.
- Reintegro automatico delle scorte in magazzino
Questo tipo di servizio richiede degli accordi stretti tra cliente e fornitore, in quanto prevede l'implementazione di un sistema automatico di ordinazione dei materiali, quando questi raggiungono un livello minimo di scorte in magazzino. Alla base di ciò esiste un rapporto di collaborazione e fiducia reciproca, poiché il cliente deve cedere al fornitore tutti i dati relativi al proprio magazzino ed alla gestione dello stesso, affidandogli inoltre il processo di approvvigionamento in automatico. I controlli diretti sulle forniture vengono quindi diminuiti, ma in vantaggio i costi di acquisto decrescono notevolmente.
- Reporting attività anche on-line
Su richiesta del cliente, esiste la possibilità di monitorare tutte le attività relative alle richieste di offerta, offerte, ordini e pagamenti, nonché altre informazioni correlate, sia in maniera cartacea che tramite reportistica in Internet. Quest'ultima metodologia è sicuramente consigliata da un ufficio paperless quale è Unitec, in quanto permette un controllo immediato, costante ed in tempi reali del lavoro svolto, senza l'ingombro della documentazione cartacea.
- Consulenza aziendale e re-ingegnerizzazione dei processi e delle procedure di approvvigionamento
L'obiettivo di tale attività è quello di rendere i processi relativi agli approvvigionamenti più efficienti, riducendone i costi di gestione, i quali sono determinati attraverso un sopralluogo ed uno studio dei processi stessi. Esistono infatti sia costi noti, quali quelli del personale o delle superfici dell'impresa, sia situazioni che generano costi "nascosti", che bisogna quindi eliminare. Unitec si occupa, dopo la determinazione di tali costi, della re-ingegnerizzazione dei processi, in modo da colmare le carenze riscontrate.
Il servizio offerto non è, di per sé, una novità nel campo dello studio dei processi; l'innovazione consiste nell'implementare tale studio agli approvvigionamenti, parte molto spesso trascurata dalle aziende come fonte di possibili miglioramenti ed efficienze.
- Consulenza ABC (Activity Based Costing)
Unitec offre un servizio di consulenza, consistente nell'analisi e nel computo dei costi del processo di approvvigionamento. I sistemi tradizionali imputano i costi ai diversi prodotti in base al volume della produzione32, considerato fattore determinante il consumo delle risorse. Con il metodo ABC si considerano una più ampia serie di fattori, denominati cost drivers. La logica di questo sistema
determina i costi da attribuire ad ogni prodotto in attività33 svolte per la produzione e vendita dello stesso. In questo caso le attività sono considerate come il risultato del processo di approvvigionamento, che può coinvolgere differenti unità organizzative. Tale processo inizia con la nascita della richiesta del cliente e termina con il pagamento ai fornitori per i beni o servizi ricevuti. Un'analisi aziendale svolta con lo strumento dell'ABC può permettere di ricercare tutte quelle attività che non aggiungono valore all'impresa. In un'ottica decisionale di make or buy, tale consulenza permette di determinare con una certa sicurezza quali attività affidare in outsourcing e su quali invece concentrare gli investimenti, poiché determinati del valore aziendale, quindi core.
- Nota 28: Approvvigionamento elettronico
- Nota 29: Tempo necessario per completare l'intera operazione di approvvigionamento
- Nota 30: Il concetto di extended enterprise è divenuto sempre più importante a seguito della diffusione del modello dell'´azienda rete, in cui la gestione dei rapporti tra attori appartenenti a diverse entità diventa fondamentale.
- Nota 32: Calcolato in base al numero di ore di manodopera o alle ore macchina
- Nota 33: Per attività si intende l'insieme delle azioni intraprese, anche da soggetti diversi in diverse unità organizzative, al fine di conseguire un dato obiettivo.